Daňová evidence

Evidence příjmů a výdajů

(Josef Zemánek) Způsob vedení evidence příjmů a výdajů je omezen pouze jedním požadavkem. Evidence musí být členěna tak, aby z ní mohl podnikatel (popř. kontrola z finančního úřadu) vypočítat základ daně z příjmu. Pro drobného živnostníka, který není plátcem DPH by mohla evidence příjmů a výdajů vypadat třeba takto:

Stáhnout daňovou evidenci v xls formátu >>

Evidenci si může každý podle vlastní potřeby dále rozšířit. Zvlášť lze sledovat příjmy a výdaje na běžném účtu a od ostatních položek lze například oddělit peněžní tok v pokladně atd. Plátci DPH musí navíc vyhovět zákonu o dani z přidané hodnoty (DPH). Do evidence si proto musí přidat sloupce uskutečněných a přijatých plnění podle tohoto zákona (rok 2011 - 10 % DPH, 20% DPH, osvobozeno od DPH).

Značení nebo číslování jednotlivých dokladů je na libovůli každého jedince. Doporučuje se však, aby si každý podnikatel zvolil takový systém, ve kterém by se dokázal bez větších obtíží kdykoliv zorientovat. Ke každé položce zanesené v daňové evidenci by měl být tento podnikatel zároveň schopen dohledat potřebný doklad.

K daňové evidenci příjmů a výdajů je třeba dodat ještě 3 praktické rady:

1. Neplátci DPH zanášejí příjmy a výdaje do jednotlivých řádků tehdy, kdy dojde k jejich naplnění (zaplacení). Pokud tedy například provedete službu či práci a vydáte na ní fakturu, do daňové evidence zanesete příjem (datum příjmu) z této práce až tehdy, co vám bude faktura proplacena (peníze dorazí na běžný účet).

2. Příjmy i výdaje lze do evidence zanášet klidně i hromadně a přeházeně. V podstatě je jedno, jestli příjmy z června zanesete do evidence v srpnu nebo září. Příjem z června ale musí vždy nést skutečné červnové datum (i když byl do evidence přidán v září). Koncem kalendářního roku musí být v každém případě daňová evidence kompletní a jednotlivé položky evidence příjmů a výdajů musí souhlasit (číselně i datem plnění) s jednotlivými doklady (výpis z běžného účtu, paragon...).

3. Poměrně častým a nepříjemným jevem je blednutí dokladů. Některé "rizikové" doklady (které rychle blednou) se proto doporučuje předem okopírovat a založit je spolu s originály. Vyvarujete se tak situace, kdy budete chtít finančnímu úřadu ukázat rok staré doklady potvrzující nákup kancelářských potřeb (apod.) a místo těchto dokladů naleznete prázdné bílé papírky, které vám finanční úřad k potvrzení daňových výdajů neuzná.

Evidence majetku a závazků

Protože zákon o daních z příjmu opět neobsahuje přesný popis a formu evidence majetku a závazků, je zcela na podnikateli, jak bude zmíněná evidence vypadat. Pouze pro obsahové vymezení složek majetku se použijí zvláštní právní předpisy o účetnictví.

1. Evidence závazků

Závazkem se rozumí jakákoli peněžní či nepeněžní částka, kterou podnikatel "dluží" jinému subjektu. Jakmile tedy nakoupíte od firmy AHOJ s.r.o. zboží potřebné k účelům vašeho podnikání a na toto zboží vám bude vystavena faktura se splatností do 14 dnů, do vaší evidence závazků (v Excelu, ve speciálním softwaru, atd.) zanesete položku "AHOJ s.r.o." (dodavatel) s příslušnou finanční částkou, číslem faktury, datem nákupu a datem splatnosti.

V den, kdy fakturu splatíte, se ve vaší evidenci závazků objeví toto datum v kolonce "datum úhrady" a v evidenci příjmů a výdajů se objeví záznam o tomto daňovém výdaji.

2. Evidence pohledávek

Pohledávka znamená v podstatě jakýkoliv dluh, který vám dluží jiný subjekt. Pokud provedete určitou práci objednanou společností DOBRÝ DEN a.s. a posléze této firmě vystavíte fakturu se splatností do 14 dnů, stane se společnost DOBRÝ DEN a.s. novou položkou v evidenci vašich pohledávek. Opět (jako u evidence závazků) bude tato položka doprovázená číslem faktury, datem provedení služby, popisem služby, datem splatnosti faktury a datem úhrady. Datum úhrady se v evidenci pohledávek objeví až tehdy, co vám bude pohledávka proplacena. Pak následuje rutinní zápis tohoto daňového příjmu do evidence příjmů a výdajů.

P.S.: Při platbách celých částek v hotovosti žádné pohledávky a závazky nevznikají.

3. Evidence majetku

Majetek pro potřeby podnikání se rozlišuje na dlouhodobý majetek a drobný majetek.

Do kategorie drobný majetek se řadí hmotný majetek, jehož doba použitelnosti je delší než 1 rok, a jehož cena nepřevyšuje hodnotu 40 000 Kč (rok 2011). Evidence drobného majetku není povinná, je však doporučená pro potřeby podnikatele. Evidenční karta tohoto majetku by měla obsahovat následující údaje: název majetku, číslo, datum zařazení, datum vyřazení a pořizovací cenu. V evidenci příjmů a výdajů se o pořízení drobného majetku (počítač, tiskárna) účtuje jako o výdaji daňovém (v jedné položce v plné výši).

Dlouhodobý majetek se dělí na majetek hmotný (jehož cena je vyšší než 40 000 Kč - stroje, budovy...) a nehmotný (se vstupní cenou vyšší než 60 000 Kč - software, nehmotné výsledky výzkumu a vývoje...). Dlouhodobý majetek je v podstatě takový majetek, který není "spotřebován" jednorázově, ale spotřebovává (opotřebovává) se postupně. Do daňových výdajů se tedy cena takového majetku nepřevádí jednorázově při pořízení, ale postupně formou "odpisů".

Dlouhodobého majetku se týká tzv. "oceňování" a "odpisy", které musí být v souladu s § 26 až § 34 zákona č. 586/1992 Sb. o daních z příjmů. Osobám disponujícím dlouhodobým majetkem proto doporučujeme tyto paragrafy podrobně prozkoumat.

Jen dodáme, že odpisy existují z toho důvodu, aby se v jednom roce (v jedné položce) daňové evidence neobjevil daňový výdaj 500 000 Kč (stavba dílny) a v dalším roce by tento výdaj již neexistoval. Nemovitosti potřebné pro podnikání se proto odpisují i několik desítek let a v každém roce se tak v daňové evidenci objeví (jako daňový náklad) jen jejich malá část.

Evidenční karta dlouhodobého majetku se podobá evidenční kartě majetku drobného, s tím rozdílem, že obsahuje navíc údaje o odpisové skupině, způsobu odpisování, odpisové sazbě, rocích odpisů, výši odpisů a zůstatkové ceně.

Inventarizace

Inventarizace je činnost, při níž podnikatel zjišťuje skutečný stav zásob, hmotného majetku, pohledávek a závazků a ověřuje, zda zjištěný stav odpovídá stavu zachyceném v daňové evidenci.

Každá osoba, která vede daňovou evidenci, je povinna provádět inventarizaci minimálně jednou ročně (k 31.12.20xx).

Archivace

Daňová evidence stanovuje povinnost provádět archivaci dokladů. Poplatník je povinen uschovávat daňovou evidenci (včetně dokladů) po všechna zdaňovací období, po která neskončila lhůta pro vyměření daně stanovená zákonem č. 586/1992 Sb. o daních z příjmů (rok 2011 = 3 roky). V případě daňové ztráty je třeba daňovou evidenci (a věci s ní související) uchovávat i déle než 10 let.

Opět se tedy vyplatí zmínit o velmi častém a nepříjemném jevu blednutí dokladů. Je proto třeba dělat kopie některých (rychle blednoucích) dokladů, uchovávat je na suchých místech a nenechat si je zkonzumovat hlodavci. Finanční úřad totiž o bíle papírky bez písmen a čísel nemá zájem. To samé platí i o neoznačených dokladech naházených na jedné hromadě bez ladu a skladu, ve kterých se po dvou letech ani sami nevyznáte.

Informace uvedené v článku jsou 100% platné ke dni 12.9.2011.

Jak má vypadat faktura? »