|
Vystavování a uchovávání faktur v PDF
|
(Josef Zemánek) Protože žijeme v digitální éře, nemusí mít faktura pokaždé hmotnou podobu - tedy podobu potištěného papíru
zabaleného do obálky cestujícího na místo určení poštou. Mnohým firmám (většině) postačí zaslat fakturu faxem nebo
emailem v PDF formátu. Je to rychlejší, levnější a ekologičtější. Převod libovolného dokumentu na PDF soubor lze provést
například za pomoci
PDF Creatoru.
Číst a tisknout PDF soubory (faktury) lze programem
Adobe Reader.
Abychom se nedostali do konfliktu se zákonem (finančním úřadem), je třeba při fakturaci postupovat následujícím způsobem:
A. Jestliže zasíláme fakturu emailem v PDF souboru neoznačeném digitálním (elektronickým) podpisem
(elektronická faktura zaslaná emailem nemusí být označena digitálním podpisem), má příjemce dvě možnosti, jak fakturu zpracovat
a uchovat. A1. Buďto si fakturu vytiskne, opatří jí podpisem osoby, která fakturu zaúčtovala a v papírové podobě uloží do archívu
nebo A2. Fakturu ponechá v elektronické podobě (PDF, obrázek PNG, JPG), soubor však označí digitálním podpisem a uloží
do elektronického archivačního systému.
B. Jestliže emailem zašleme fakturu v PDF souboru podepsaném (elektronickým) digitálním podpisem, má příjemce opět
dvě možnosti, jak s fakturou naloží. B1. Fakturu si vytiskne, opatří podpisem a uloží v papírové podobě nebo B2. Fakturu
opatřenou vaším digitálním podpisem rovnou uloží do svého elektronického archivačního systému.
SHRNUTÍ:
Faktura zaslaná emailem v digitální podobě (PDF) nemusí být podepsána digitálním podpisem
Elektronická data nejsou sama o sobě daňovým dokladem! Dokladem se stávají až ve chvíli, kdy je zajištěna autenticita dokladu
(jeho původ) a jeho integrita (nezměnitelnost). Autenticitu a integritu dokladu zajišťuje příjemce faktury. Stručně řečeno,
mezi výdejce faktury a místo jejího uschování se nesmí dostat něco (někdo), co by přerušilo řetěz autenticity nebo dodatečně změnilo
podobu faktury.
UPOZORNĚNÍ: Koloběh faktur samozřejmě platí i v opačném pořadí. Výše uvedené povinnosti se vás týkají nejen jako vystavovatele faktur,
ale i jako příjemce faktur.
Informace uvedené v článku jsou 100% platné ke dni 15.4.2011.
| |
| |
